Załącznik do Zarządzenia Nr 3/2021/22 Dyrektora Szkoły

Podstawowej im. Armii Krajowej w Kajetanowie z dnia 29.11.2021r.

R E G U L A M I N

UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH O WARTOŚCI SZACUNKOWEJ NIEPRZEKRACZAJĄCEJ 130 000,00 ZŁOTYCH

§ 1

Zasady ogólne

1. Podstawę do udzielania zamówień, stanowi plan finansowy Szkoły ustalony na dany rok budżetowy.
2. Zamówienia, których wartość szacunkowa, zgodnie z planem finansowym nie przekracza w skali roku kwoty 130 000,00 złotych, mogą być dokonywane na podstawie procedur określonych niniejszym regulaminem.
3. Zamówienia, o których mowa w ust. 2, powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady należytej staranności i uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.
4. Przystępując do udzielenia zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane do kwoty 130.000,00 zł można również skorzystać z wybranego trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
5. Decyzję o przeprowadzeniu postępowania w sprawie wyboru wykonawcy zamówienia podejmuje dyrektor szkoły.
6. Każde postępowanie w sprawie wyłonienia wykonawcy zamówienia prowadzi pracownik merytorycznie odpowiedzialny za realizację zamówienia na podstawie ustnego polecenia służbowego, ponosząc odpowiedzialność w tym zakresie.
7. Pracownik odpowiedzialny za realizację zamówienia bezstronnie, obiektywnie, starannie, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa rozeznaje, kwalifikuje oraz przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia.
8. Regulamin określa wewnętrzną organizację postępowania w sprawach zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane, dokonywanych przez Jednostkę, opłacanych w całości lub części ze środków publicznych.
9. Za przestrzeganie przepisów Regulaminu odpowiedzialni są pracownicy jednostki w zakresie, w jakim powierzono im czynności przy udzielaniu zamówienia.
10. Zastosowane rozwiązania organizacyjne i procedury wynikają z:

• przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.,
• przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień, zwanej dalej ustawą Pzp,
• przepisów ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. – Kodeks cywilny.

11. W przypadku zamówień, w ramach których zadanie jest współfinansowane ze środków zewnętrznych, stosuje się postanowienia regulaminu po uwzględnieniu w pierwszej kolejności wytycznych określonych w danym projekcie/programie oraz w umowie na realizację zadania.

§ 2

Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia

1. Przystępując do udzielenia zamówienia, należy ustalić jego wartość szacunkową (bez podatku VAT) z należytą starannością, w szczególności w celu ustalenia:

1. czy istnieje obowiązek stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych,
2. który z trybów przewidzianych niniejszym zamówieniem należy zastosować,
3. czy wydatek ma pokrycie w planie finansowym Szkoły.

2. Ustalenia wartości szacunkowej zamówienia dokonuje pracownik merytorycznie odpowiedzialny za realizację zamówienia lub inny pracownik wyznaczony przez bezpośredniego przełożonego. Ustalenia wartości szacunkowej może dokonać również osoba zatrudniona na podstawie odrębnego zlecenia (umowy), np. do wykonania kosztorysu inwestorskiego.
3. Wartość szacunkową zamówień ustala się, z zastrzeżeniem ust. 5, przy zastosowaniu, co najmniej jednej z następujących metod:

1. analizy cen rynkowych,
2. analizy wydatków poniesionych na tego rodzaju zamówienia w okresie poprzedzającym moment szacowania wartości zamówienia, z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanego przez Prezesa GUS,
3. analizy cen ofertowych złożonych w postępowaniach prowadzonych przez zamawiającego lub zamówień udzielonych przez innych zamawiających, obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia, z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanego przez Prezesa GUS. 

4. Szacunkową wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie kosztorysu inwestorskiego, lub kalkulacji robót budowlanych.
5. Ustalenia wartości zamówienia na dostawy i usługi dokonuje się nie wcześniej niż 2 miesiące, a w przypadku robót budowlanych nie wcześniej niż 6 miesięcy, przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia.
6. Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia należy udokumentować w postaci notatki służbowej i załączonych do niej dokumentów. Dokumentami potwierdzającymi ustalenie szacunkowej wartości zamówienia są w szczególności:
   1. 1. zapytania cenowe skierowane do potencjalnych wykonawców,
      2. odpowiedzi cenowe wykonawców,
      3. wydruki ze stron internetowych zawierające ceny usług i towarów (opatrzone datą dokonania wydruku),
      4. kopie ofert lub umów z innych postępowań (obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia) z okresu poprzedzającego moment szacowania zamówienia,
      5. korespondencja e-mail.
7. Niedopuszczalne jest dzielenie i zaniżanie wartości zamówienia w celu ominięcia obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.

§ 3

1. Ramowe procedury udzielania zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane uregulowano w następującym układzie:
   1. zamówienia o wartości od 5000 złotych do 15 000 złotych,
   2. zamówienia o wartości od 15 000 złotych do 80 000 złotych,
   3. zamówienia o wartości przekraczającej 80.000 złotych lecz nieprzekraczającej kwoty 130 000 złotych.

2. Wszystkie zamówienia muszą być zaakceptowane przez dyrektora Szkoły i głównego księgowego w celu określenia możliwości ich realizacji.

§ 4

Procedura udzielenia zamówień o wartości szacunkowej przekraczającej kwotę 5 000 zł lecz nieprzekraczającej kwoty 15 000 zł

1. Przeprowadzenie procedury poprzedza szacowanie wartości zamówienia.
2. Pracownik odpowiedzialny za realizację zamówienia dokonuje wyboru wykonawcy, kierując się zasadą należytej staranności i uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Zamówienie o wartości szacunkowej od 5 000 złotych do 15 000 złotych może być realizowane po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą.
3. Nie jest wymagana forma pisemna negocjacji i dokonania zamówienia.
4. Podstawą udokumentowania zamówienia, o którym mowa w ust.2 jest faktura, opisana przez pracownika Szkoły Podstawowej im. Armii Krajowej w Kajetanowie, dokonującego zamówienia i podpisana przez dyrektora odpowiedzialnego merytorycznie za realizację zamówienia.
5. W przypadku zamówień na roboty budowlane i projektowe zawiera się umowę w formie pisemnej, w której określa się: przedmiot zamówienia, termin realizacji, wartość zamówienia, kary umowne i warunki gwarancji.

§ 5

Procedura udzielenia zamówień o wartości szacunkowej przekraczającej kwotę 15 000 zł lecz nieprzekraczającej kwoty 80 000 zł

1. Pracownik merytorycznie odpowiedzialny za realizację zamówienia przeprowadza rozeznanie rynku, z zastrzeżeniem § 1 pkt 3, zapraszając do składania ofert taką liczbę wykonawców świadczących dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia, która zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty (co najmniej 2 wykonawców).
2. Zaproszenie do składania ofert odbywa się w drodze zapytania ofertowego kierowanego do wykonawców w formie pisemnej lub elektronicznej (e-mail), z podaniem terminu składania ofert oraz określeniem przedmiotu zamówienia. Zamawiający może umieścić ogłoszenie na stronie internetowej szkoły.
3. Wykonawcy składają oferty w formie pisemnej, z wyceną przedmiotu zamówienia opisanego w zaproszeniu do składania ofert oraz z zachowaniem wyznaczonego terminu. Niespełnienie któregokolwiek z ww. warunków skutkuje odrzuceniem oferty.
4. Dyrektor dokonuje wyboru oferty najkorzystniejszej, spośród ofert niepodlegających odrzuceniu (spełniających warunki udziału w postępowaniu).
5. Jeżeli nie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej, z uwagi na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, pracownik merytorycznie odpowiedzialny za realizację zamówienia wzywa wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w wyznaczonym przez niego terminie ofert dodatkowych.
6. Jeżeli w postępowaniu zostanie złożona jedna oferta, to decyzję o jej wyborze lub nie wybraniu podejmuje Dyrektor.
7. Dyrektor może podjąć decyzję o przeprowadzeniu negocjacji z wszystkimi wykonawcami, którzy złożyli oferty niepodlegające odrzuceniu (spełnili wszystkie wymagane warunki udziału w postępowaniu), zmierzając do obniżenia cen ofertowych.
8. Pracownik merytorycznie odpowiedzialny za realizację zamówienia, zaprasza telefonicznie wykonawców do negocjacji ceny ofertowej, wyznaczając termin spotkania w siedzibie zamawiającego. Negocjacje mogą być również przeprowadzone telefonicznie, jeżeli wykonawca wyraża taką wolę.
9. Negocjacje będą prowadzone tylko raz, oddzielnie z każdym wykonawcą, przez Dyrektora i pracownika merytorycznie odpowiedzialnego za realizację zamówienia. Prowadzone negocjacje winny mieć charakter poufny. Żadna ze stron nie może bez zgody drugiej strony ujawnić informacji związanych z negocjacjami w trakcie ich trwania.
10. Po zakończeniu negocjacji, pracownik prowadzący postępowanie nanosi na złożonej pierwotnie przez wykonawcę ofercie, adnotację dotyczącą ostatecznie ustalonej ceny, którą zatwierdza Wykonawca i Dyrektor. W przypadku, gdy negocjacje były prowadzone z wykonawcą telefonicznie, wykonawca jest zobowiązany do niezwłocznego potwierdzenia wynegocjowanej ceny drogą mailową. Potwierdzenie to zostaje załączone do pierwotnie złożonej przez wykonawcę oferty.
11. Po zakończeniu negocjacji z wszystkimi wykonawcami, następuje wybór oferty najkorzystniejszej i podpisanie umowy/zlecenia.
12. Wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, zobowiązany jest do przedstawienia aktualnego odpisu z właściwego rejestru lub aktualnego zaświadczenia o wpisie do Ewidencji Działalności Gospodarczej wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert (w przypadku przedsiębiorców) oraz zaświadczenia o nadaniu numeru NIP.
13. Z postępowania należy sporządzić notatkę, zgodnie z załącznikiem nr 1 do regulaminu, dokumentując przeprowadzone czynności wraz z uzasadnieniem wyboru wykonawcy zamówienia.
14. W przypadku kierowania zapytań i składania ofert drogą mailową, wydruki załącza się do notatki z postępowania.
15. Podstawą udokumentowania udzielenia zamówienia będzie umowa, podpisana przez Dyrektora, przy kontrasygnacie (po uzyskaniu zgody) Księgowego, po należytym zrealizowaniu której Wykonawca wystawi fakturę lub rachunek.
16. Dokumentacja z postępowania o zamówienie przechowywana jest w Szkole Podstawowej im. AK w Kajetanowie.
17. Wyłonienie Wykonawcy zamówienia o wartości szacunkowej od 15 000 zł do 80.000 zł oraz realizacja tego zamówienia może nastąpić w oparciu o zasady określone w § 6.

§ 6

Procedura udzielenia zamówień o wartości szacunkowej przekraczającej kwotę 80 000 zł lecz nieprzekraczającej kwoty 130 000 złotych

1. 1. 1. 1. Pracownik merytorycznie odpowiedzialny za realizację zamówienia, w celu zapewnienia konkurencji oraz wyboru najkorzystniejszej oferty, zamieszcza na stronie internetowej Zamawiającego, co najmniej na okres 7 pełnych dni kalendarzowych, ogłoszenie o zamówieniu, wraz z zaproszeniem do składania ofert, zgodnie z wzorem ogłoszenia stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu.
         2. Wykonawcy składają oferty w formie pisemnej, z wyceną przedmiotu zamówienia opisanego w zaproszeniu do składania ofert oraz z zachowaniem wyznaczonego terminu. Niespełnienie któregokolwiek z ww. warunków skutkuje odrzuceniem oferty.
         3. Dyrektor dokonuje wyboru oferty najkorzystniejszej, spośród ofert niepodlegających odrzuceniu (spełniających wszystkie warunki udziału w postępowaniu).
         4. Jeżeli nie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej, z uwagi na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, pracownik merytorycznie odpowiedzialny za realizację zamówienia wzywa wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w wyznaczonym przez niego terminie ofert dodatkowych.
         5. Jeżeli w postępowaniu zostanie złożona jedna oferta, to decyzję o jej wyborze lub odrzuceniu podejmuje Dyrektor.
         6. Dyrektor może podjąć decyzję o przeprowadzeniu negocjacji z wszystkimi wykonawcami, którzy złożyli oferty niepodlegające odrzuceniu (spełnili wszystkie wymagane warunki udziału w postępowaniu), zmierzając do obniżenia cen ofertowych.
         7. Pracownik merytorycznie odpowiedzialny za realizację zamówienia, zaprasza telefonicznie wykonawców do negocjacji ceny ofertowej, wyznaczając termin spotkania w siedzibie zamawiającego. Negocjacje mogą być również przeprowadzone telefonicznie, jeżeli wykonawca wyraża taką wolę.
         8. Negocjacje będą prowadzone tylko raz, oddzielnie z każdym wykonawcą, przez Dyrektora i pracownika merytorycznie odpowiedzialnego za realizację zamówienia. Prowadzone negocjacje winny mieć charakter poufny. Żadna ze stron nie może bez zgody drugiej strony ujawnić informacji związanych z negocjacjami w trakcie ich trwania.
         9. Po zakończeniu negocjacji, pracownik prowadzący postępowanie nanosi na złożonej pierwotnie przez wykonawcę ofercie, adnotację dotyczącą ostatecznie ustalonej ceny, którą zatwierdza Wykonawca i Dyrektor.
         10. Po zakończeniu negocjacji z wszystkimi wykonawcami, następuje wybór oferty najkorzystniejszej.
         11. Wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, zobowiązany jest do przedstawienia aktualnego odpisu z właściwego rejestru lub aktualnego zaświadczenie o wpisie do Ewidencji Działalności Gospodarczej wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert (w przypadku przedsiębiorców) oraz zaświadczenia o nadaniu numeru NIP.
         12. Z postępowania należy sporządzić notatkę, zgodnie z załącznikiem nr 1 do regulaminu, dokumentując przeprowadzone czynności wraz z uzasadnieniem wyboru wykonawcy zamówienia.
         13. W przypadku kierowania zapytań i składania ofert faksem lub drogą mailową, wydruki załącza się do notatki z postępowania.
         14. Podstawą udokumentowania udzielenia zamówienia będzie umowa, podpisana przez Dyrektora, przy kontrasygnacie (po uzyskaniu zgody) Księgowego, po należytym zrealizowaniu której Wykonawca wystawi fakturę lub rachunek. 
         15. Dokumentacja z postępowania o zamówienie przechowywana jest w Szkole Podstawowej im. AK w Kajetanowie.

§ 7

Warunki odstąpienia od regulaminu

1. 1. 1. 1. Przepisów Regulaminu nie stosuje się do:
1. zamówień, których łączna wartość w skali roku nie przekroczy kwoty 3 000,00 zł netto,
2. usług szkoleniowych w zakresie szkolenia indywidualnego,
3. dostaw, usług lub robót budowlanych, które mogą być świadczone przez jednego wykonawcę (z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze, z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych wynikających z odrębnych przepisów oraz w przypadku udzielania zamówienia w zakresie działalności twórczej lub artystycznej),
4. ze względu na wyjątkową sytuację nie wynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł przewidzieć i wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia,
5. zamówień udzielanych w trybie awaryjnym wymagającym niezwłocznego działania,
6. gdy możliwe jest udzielenie zamówienia na dostawy na szczególnie korzystnych warunkach, w związku z likwidacją działalności innego podmiotu, postępowaniem egzekucyjnym lub upadłościowym,
7. dostaw wody za pomocą sieci wodociągowej lub odprowadzanie ścieków do sieci kanalizacyjnej,
8. dostaw energii elektrycznej oraz dostaw gazu (zamówienia przeprowadza gmina dla wszystkich jednostek)
9. zamówień na wywóz nieczystości stałych,
10. zamówień na usługę odbioru i zagospodarowania odpadów komunalnych,
11. powszechnych usług pocztowych,
12. zamówień mających za przedmiot prenumeratę czasopism i dostawę wydawnictw książkowych,
13. okresowych przeglądów UDT,
14. zakupem materiałów na rzecz egzaminów potwierdzających kwalifikacje zawodowe prowadzonych np. przez OKE,
15. zamówień, których przedmiotem są dostawy lub usługi z zakresu działalności oświatowej związanej z gromadzeniem w bibliotekach szkolnych podręczników, materiałów edukacyjnych i materiałów ćwiczeniowych, o których mowa w ustawie z dnia 7 września 1991r o systemie oświaty (Dz. U. z 2019r poz.1481 z późn. zm.), jeżeli zamówienia te nie służą wyposażaniu zamawiającego w środki trwałe przeznaczone do obsługi jego działalności,
16. zamówień udzielanych za pośrednictwem elektronicznej platformy katalogów produktów (e-katalogi).
    1. 1. 2. Udzielanie zamówień, o których mowa w ust. 1, z pominięciem procedur określonych niniejszym Regulaminem, nie zwalnia od stosowania zasad dokonywania wydatków wynikających z innych aktów prawnych, w szczególności dotyczących finansów publicznych, a także wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania zamówień współfinansowanych ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych.

Załącznik nr 1 do Regulaminu

N O T A T K A

z dnia ................................................... w sprawie dokonania zamówienia o wartości szacunkowej*:

• przekraczającej kwotę 5 000 zł lecz nieprzekraczającej kwoty 15 000 zł
• przekraczającej kwotę 15 000 zł lecz nieprzekraczającej kwoty 80 000 zł
• przekraczającej kwotę 80 000 zł lecz nieprzekraczającej kwoty 130 000 złotych

na: .........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

(opis zamówienia)

W/w zamówienie przeprowadzono zgodnie z postanowieniami §....................Regulaminu udzielania zamówień o wartości szacunkowej nieprzekraczającej kwoty 130.000 złotych, stanowiącego załącznik do Zarządzenia nr 3/2021/22 z dnia 29 listopada 2021 r.

1. Pełna nazwa Zamawiającego: Szkoła Podstawowa im. Armii Krajowej w Kajetanowie

2. Szacunkowa wartość zamówienia (netto): …………………..… złotych została ustalona w oparciu o:

• ceny rynkowe przedmiotu zamówienia – źródło: .................... (cenniki, foldery, katalogi, strony internetowe...)
• analizy wydatków z ubiegłego roku lub poprzednich 12 miesięcy,
• wysokości wydatków na ten cel w planie finansowym,
• odniesienia do cen poprzednio zrealizowanej dostawy lub usługi z uwzględnieniem prognozowanego wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych,
• kosztorysu inwestorskiego,
• wstępnej wyceny zamówienia,
• inne: ...............................................................................................................................

(podkreślić właściwą podstawę)

3. Kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty: cena …… %, inne (jakie) …………………….   ……%     

4. Data umieszczenia ogłoszenia na stronie internetowej (jeżeli dotyczy): od………..…..do………..……..

5. Wykonawcy zaproszeni do złożenia oferty (telefonicznie, pisemnie, drogą elektroniczną, faksem):

6. Wykonawcy którzy złożyli oferty cenowe w odpowiedzi na zaproszenie/ ogłoszenie na stronie internetowej:

7. Informacja o prowadzonych negocjacjach (jeżeli dotyczy)

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………………..............

8. W wyniku przeprowadzonego postępowania wybrano ofertę cenową nr: ………..., spełniającą

wszystkie wymagane warunki udziału w postępowaniu, złożoną przez: wykonawcę:

Załącznik nr 2 do Regulaminu

OGŁOSZENIE

Dyrektor Szkoły Podstawowej im. Armii Krajowej w Kajetanowie zaprasza do składania ofert na wykonanie zamówienia pn.:

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

(opis zamówienia)

1. Termin składania ofert:……………….......………………………………………………….....

2. Miejsce składania ofert:………………………………………………………………………...

3. Forma składania ofert:…..………………………………………………………………………

4. Termin realizacji zamówienia: ............................................................................................

5. Warunki udziału w postępowaniu: ......................................................................................

6. Informacja szczegółowa na temat zamówienia: ...................................................................

7. Do oferty należy dołączyć: ................................................................................................

8. W ofercie należy podać wartość zamówienia netto i brutto wyrażoną liczbowo i słownie na załączonym formularzu ofertowym ……………………………………………….…………………………….……………..

9. Sposób przygotowania oferty: ………………………………………………………………………..…………………………

10. Informacje szczegółowe na temat zamówienia dostępne są: .……………………….………………………....

Wybór oferty nastąpi zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień o wartości szacunkowej nie przekraczającej kwoty 130.000 złotych, stanowiącego załącznik do Zarządzenia nr 3/2021/22 z dnia 29 listopada 2021 r., z zastrzeżeniem art. 701 ust. 3 oraz art. 703 ust. 2 kodeksu cywilnego.